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企业内审员,如何开好首次会议?

时间:2019-1-4 15:21:23  来源:世通认证


作为一名企业的内审员,展开工作将从第一次会议开始,那么如何组织好第一次会议将是十分关键的,跟大家一起分享下首次会议召开的案例,手把手教你怎么成功召开首次会议:


首次会议由审核组长主持。
 1.签到与人员介绍
大家早上好!
公司内部管理体系审核首次会议现在开始。
请到会的人员在签到单上签到。
这是公司2018年的第一次内部质量管理体系审核。现在我介绍一下审核小组成员及其分工。
注:如是外审,还需请受审核方总经理或授权人介绍公司主要管理人员。
 
2.确认本次审核的目的和范围
审核目的:检查质量管理体系是否正常运行,评价质量管理体系的有效性和符合性。
审核范围:公司所有过程(部门)。
 
3.确认审核准则 
审核准则:IATF 16949标准,质量手册、程序文件等质量管理体系文件,顾客特殊要求,适用的法规及其他要求。

4.确认审核计划
现场审核计划已经下发给各位,请问有无变动或其他问题?希望受审部门主要负责人在计划的时间里在场等待。
注:如是外审,还需请受审核方质量管理体系负责人简介企业管理体系建立与运行情况(掌握在10min内)。

5.审核方法和程序介绍
1)审核是一个抽样调查的过程,有一定的风险和局限。审核员尽可能做多抽样的代表性、公正性、客观性、以减少风险。审核中不提供咨询,但可对工作的改进与发展提出建议。

a、对质量方针、目标的审核将在部门内部或生产现场抽一部分人员咨询;
b、在部门内抽部分人员询问其职责;
c、根据要求及记录重要性抽3~12份记录。
d、对各类标识按使用情况,在现场进行抽查。

2)审核方式:按过程进行审核。

3)审核员工作方法:采用提问、观察、查阅记录、现场确认等方法。

4)对审核中发现的不符合项将开列不符合报告,并要求受审核部门确认不符合事实和提出纠正措施计划。

不符合的类型:
①严重不符合。出现下列情况之一,原则上可构成严重不符合项:

a)体系出现系统性失效。如某个要素或某个关键过程在多个部门重复出现失效现象。例如,在多个部门或多个活动现场均发现有不同版本的文件同时使用,这说明整个系统文件管理失控。

b)体系运行区域性失效(可能由多个轻微不符合组成)。如某一部门或场所的全面失效现象。例如某成品仓库出现了账、卡、物不符,标识不清,状态不明,库房漏雨,出库交付手续混乱等全面失效现象。

c)可能产生严重的后果。如可能产生严重质量事故;可能导致不合格品装运;可能导致产品或服务失效或预期的使用性能严重降低;可能严重降低对产品和过程的控制能力。

d)组织违反法律法规、顾客特殊要求或其他要求的行为较严重。

e)一般不符合项没有按期纠正。

f)目标、绩效指标未实现,且没有通过评审采取必要的措施。

②轻微不符合。出现下列情况之一,原则上可构成轻微不符合项:

a)对满足质量管理体系过程或体系文件的要求而言,是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合。

b)对所审核范围的体系而言,是个次要的问题。

5)本次审核是公司2018年进行的第一次全面的、系统的审核。目的在于发现问题,因而希望各部门主管及有关人员积极配合,客观地回答审核中的问题,并正确对待不符合项(承认有疏忽的地方)。

6)强调审核的客限公正。审核员将以客观、公正的事实为依据,反映公司管理体系存在的问题。

7)澄清疑问。在会上对有疑问的问题予以澄清。

6.说明审核将得出的结论
由于本次审核是例行审核,其目的在于检查质量管理体系是否正常运行,因而将根据审核发现做出如下结论中的一种:

1)质量管理体系符合IATF 16949标准的要求,体系运行有效。

2)质量管理体系有效运行,但有一些地方不符合1AT16949标准的要求,希望有关部门针对不符合项采取纠正措施。

3)质量管理体系基本不按IATF  16949标准运行,希望引起公司领导重视,确保公司的质量管理体系回归到IATF  16949标准上来。

7.确定陪同人员
陪同人员职责:联络、向导、见证(记录)。

8.落实末次会议时间、地点、参加人员
注:如是外审,还需说明下列事情:
1)请受审方有关人员说明哪些区域及交谈人员为限制性的。
2)保密声明(包括技术秘密和审核信息),递交保证书。
3)现场审核路线及安全注意事项(安全帽)。
4)落实临时办公地点、复印、交通、工作餐安排。

9.审核组长致谢,首次会议结束,转入现场审核。


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